Auf einer vollständigen Rechnung innerhalb Deutschlands genügt grundsätzlich entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bei grenzüberschreitenden Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Staaten wird dagegen regelmäßig die USt-IdNr. benötigt.
Für Selbstständige und kleine Betriebe in Oderberg und Brandenburg beginnt die steuerliche Erfassung beim zuständigen Finanzamt. Wer selbstständig in Deutschland startet, erhält zunächst eine Steuernummer. Die USt-IdNr. ist eine zusätzliche Kennzeichnung für umsatzsteuerliche Vorgänge im EU-Binnenmarkt.
Welche Nummer auf ein Dokument gehört, hängt vom Empfänger, vom Leistungsort und von der Art des Umsatzes ab. Grundkenntnisse über Steuern für kleine Firmen helfen deshalb ebenso wie ein korrektes Muster für die Rechnung in Deutschland.
Inhaltsverzeichnis
- Steuernummer und USt-IdNr. im Vergleich
- Welche Nummer auf deutsche Rechnungen gehört
- EU-Geschäfte mit Waren und Dienstleistungen
- Beantragung bei Finanzamt, ELSTER und BZSt
- Typische Fehler bei der Nummernwahl
- Die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer
- FAQ
Steuernummer und USt-IdNr. im Vergleich
Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben. Sie ordnet Steuererklärungen, Zahlungen und weitere Vorgänge einem Unternehmen oder einer steuerpflichtigen Person zu. Das Format kann je nach Bundesland und Darstellung unterschiedlich aussehen. Bei einem Wechsel des zuständigen Finanzamts kann eine neue Steuernummer vergeben werden.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt. Eine deutsche USt-IdNr. beginnt mit dem Länderkürzel DE. Danach folgen neun Ziffern. Sie ist eine eigenständige Nummer und besteht zusätzlich zur betrieblichen Steuernummer.
Die USt-IdNr. ersetzt die Steuernummer nicht bei der Kommunikation mit dem Finanzamt. Sie dient vor allem dazu, Unternehmen bei umsatzsteuerlichen Vorgängen eindeutig zu kennzeichnen. Das gilt besonders für Lieferungen und Dienstleistungen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Staaten.
| Merkmal | Steuernummer | USt-IdNr. |
|---|---|---|
| Vergabestelle | Zuständiges Finanzamt | Bundeszentralamt für Steuern |
| Hauptzweck | Zuordnung im deutschen Besteuerungsverfahren | Umsatzsteuerliche Kennzeichnung im EU-Binnenmarkt |
| Deutsche Rechnung | Kann auf einer vollständigen Rechnung verwendet werden | Kann anstelle der Steuernummer verwendet werden |
| EU-Geschäft | Allein regelmäßig nicht ausreichend | Bei vielen grenzüberschreitenden B2B-Umsätzen erforderlich |
| Veröffentlichung | Kann durch die USt-IdNr. auf Rechnungen vermieden werden | Wird häufig auf Rechnungen und im Impressum genannt |
Von beiden Nummern ist die persönliche steuerliche Identifikationsnummer zu unterscheiden. Diese elfstellige IdNr. wird natürlichen Personen zugeordnet. Sie gehört nicht als Ersatz für die Steuernummer oder die USt-IdNr. auf eine geschäftliche Rechnung.
- Die Steuernummer verbindet den Betrieb mit dem zuständigen Finanzamt.
- Die USt-IdNr. kennzeichnet das Unternehmen für umsatzsteuerliche EU-Vorgänge.
- Die persönliche IdNr. betrifft die natürliche Person.
- Die Gewerbeanmeldung ersetzt keine dieser steuerlichen Nummern.
Welche Nummer auf deutsche Rechnungen gehört
Eine vollständige Rechnung muss nach dem Umsatzsteuergesetz entweder die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. des leistenden Unternehmens enthalten. Beide Nummern gleichzeitig anzugeben ist bei einem gewöhnlichen Inlandsumsatz nicht notwendig.
Ein Unternehmen mit gültiger USt-IdNr. darf diese auf einer deutschen Rechnung anstelle seiner Steuernummer verwenden. Viele Betriebe wählen diese Lösung, weil die beim Finanzamt geführte Steuernummer dann nicht an jeden Kunden weitergegeben wird.
Die Wahl der Nummer verändert nicht den anzuwendenden Umsatzsteuersatz. Sie entscheidet auch nicht darüber, ob Umsatzsteuer berechnet werden muss. Dafür sind die Art der Leistung, der Leistungsort und mögliche Steuerbefreiungen maßgeblich.
Bei einer Kleinbetragsrechnung mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro gelten vereinfachte Pflichtangaben. Eine Steuernummer oder USt-IdNr. gehört nach den Vorschriften für Kleinbetragsrechnungen nicht zu den zwingenden Mindestangaben. Der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung sowie das Entgelt mit Steuerhinweis bleiben erforderlich.
Kleinunternehmer müssen auf ihren Rechnungen auf die geltende Steuerbefreiung hinweisen. Sie dürfen keine Umsatzsteuer offen ausweisen, wenn die Kleinunternehmerregelung angewendet wird. Auch eine Kleinunternehmerrechnung enthält grundsätzlich eine zulässige steuerliche Kennzeichnung. Dafür kommen die Steuernummer oder eine vorhandene USt-IdNr. in Betracht.
Ob eine Rechnung als Papierdokument, PDF oder strukturierte elektronische Rechnung erstellt wird, ändert die Nummernwahl nicht. Eine saubere Buchführung für kleine Firmen sollte jedoch festhalten, welche Kennzeichnung in der Rechnungsvorlage verwendet wird.
EU-Geschäfte mit Waren und Dienstleistungen
Bei Geschäften zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten ist die USt-IdNr. weit mehr als eine freiwillige Alternative. Sie kann eine Voraussetzung für die umsatzsteuerliche Behandlung des Geschäfts sein.
Eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung setzt mehrere Bedingungen voraus. Die Ware muss von Deutschland in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangen. Der Abnehmer muss als Unternehmer handeln. Seine gültige ausländische USt-IdNr. muss dokumentiert werden. Auf der Rechnung sind die USt-IdNr. des Lieferanten und die USt-IdNr. des Kunden anzugeben.
Eine deutsche Steuernummer des Lieferanten reicht für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung allein nicht aus. Unternehmen sollten die ausländische USt-IdNr. vor der Abrechnung prüfen und den Nachweis der Prüfung aufbewahren.
Bei vielen grenzüberschreitenden Dienstleistungen zwischen Unternehmen liegt der Leistungsort im Staat des Leistungsempfängers. Die Umsatzsteuer wird dann regelmäßig durch den Kunden nach dem Reverse-Charge-Verfahren erklärt. Die Rechnung enthält die USt-IdNr. beider Unternehmen und den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Für solche EU-Dienstleistungen und innergemeinschaftlichen Lieferungen gelten besondere Fristen für die Rechnungsausstellung. Zusätzlich kann eine Zusammenfassende Meldung erforderlich sein. Die dafür verwendeten Angaben müssen mit den aufgezeichneten USt-IdNrn. übereinstimmen.
Vier Kontrollen vor dem Versand
Der Prüfweg für EU-Rechnungen
Unternehmerstatus feststellen
Klären Sie, ob der Empfänger als Unternehmen oder als Privatperson handelt. Die USt-IdNr. allein ersetzt diese Prüfung nicht.
USt-IdNr. kontrollieren
Prüfen Sie die ausländische Nummer vor der Abrechnung. Dokumentieren Sie nach Möglichkeit auch die Zuordnung zu Name und Anschrift des Kunden.
Steuerregel bestimmen
Unterscheiden Sie Warenlieferung, Dienstleistung und Privatkundengeschäft. Daraus ergeben sich Steuerbefreiung, Reverse Charge oder Umsatzsteuer im Bestimmungsland.
Rechnung und Nachweise sichern
Tragen Sie die erforderlichen USt-IdNrn. und Steuerhinweise ein. Bewahren Sie Prüfprotokoll, Leistungsnachweis und Unterlagen zur Warenbewegung geordnet auf.
Merksatz Erst den Geschäftspartner prüfen, dann die Steuerregel bestimmen und erst danach die Rechnung ausstellen.
Bei Verkäufen an Privatpersonen im EU-Ausland gelten andere Regeln. Eine USt-IdNr. des Kunden liegt dort normalerweise nicht vor. Je nach Umsatzart können Vorschriften zu Fernverkäufen, zum Bestimmungsland und zum One-Stop-Shop-Verfahren greifen. Die bloße Angabe der eigenen USt-IdNr. löst diese Fragen nicht.
| Geschäftsfall | Welche Nummer wird verwendet | Wichtiger Zusatz |
|---|---|---|
| Normale Rechnung innerhalb Deutschlands | Steuernummer oder USt-IdNr. | Eine der beiden Nummern genügt |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro | Keine Nummer als zwingende Mindestangabe | Die übrigen vereinfachten Pflichtangaben müssen vorhanden sein |
| Innergemeinschaftliche Warenlieferung an ein Unternehmen | USt-IdNr. des Lieferanten und des Kunden | Gültigkeit und Warenbewegung müssen nachgewiesen werden |
| B2B-Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat | USt-IdNr. beider Unternehmen | Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers |
| Mitteilung oder Steuererklärung an das Finanzamt | Vom Finanzamt verlangte Steuernummer | Die USt-IdNr. ersetzt die Verfahrensnummer nicht automatisch |
| Verkauf an Privatkunden im EU-Ausland | Eigene steuerliche Kennzeichnung | Fernverkaufs- und OSS-Regeln getrennt prüfen |
Beantragung bei Finanzamt, ELSTER und BZSt
Die Steuernummer wird im Rahmen der steuerlichen Erfassung vergeben. Gründer übermitteln den passenden Fragebogen grundsätzlich elektronisch über Mein ELSTER. Der Fragebogen enthält Angaben zur Rechtsform, zur Tätigkeit, zu erwarteten Umsätzen und zur umsatzsteuerlichen Behandlung.
Eine Gewerbeanmeldung bei der Gemeinde oder dem Gewerbeamt ist davon zu unterscheiden. Sie informiert zwar weitere Behörden über die neue Tätigkeit. Die steuerliche Erfassung beim Finanzamt bleibt dennoch ein eigener Vorgang. Der Ablauf einer Gewerbeanmeldung in Deutschland sollte deshalb nicht mit der Vergabe der Steuernummer gleichgesetzt werden.
Die USt-IdNr. kann bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragt werden. Sie lässt sich auch später beim Bundeszentralamt für Steuern anfordern. Für den Antrag müssen die beim Finanzamt gespeicherten Unternehmensdaten korrekt und eindeutig sein.
- Zuerst wird die Tätigkeit steuerlich beim zuständigen Finanzamt erfasst.
- Das Finanzamt vergibt die betriebliche Steuernummer.
- Die USt-IdNr. wird im Fragebogen oder später beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt.
- Nach der Vergabe wird die Nummer in der Rechnungssoftware hinterlegt.
- Vor EU-Geschäften wird die ausländische USt-IdNr. des Kunden geprüft und dokumentiert.
Für die Prüfung ausländischer Nummern stellt das Bundeszentralamt für Steuern ein Bestätigungsverfahren bereit. Daneben gibt es das europäische System VIES. Das Prüfergebnis zeigt, ob eine Nummer für grenzüberschreitende EU-Geschäfte als gültig geführt wird.
Ein Unternehmen sollte nicht nur die Zeichenfolge kontrollieren, sondern bei wichtigen EU-Geschäften auch die Zuordnung zu Name und Anschrift des Geschäftspartners dokumentieren. Ein gespeicherter Prüfvermerk kann später belegen, dass die Angaben vor der steuerfreien Abrechnung kontrolliert wurden.
Typische Fehler bei der Nummernwahl
Ein häufiger Fehler ist die Verwechslung der persönlichen IdNr. mit der betrieblichen Steuernummer. Beide können in Schreiben der Finanzverwaltung erscheinen. Sie erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben.
Problematisch ist auch die Annahme, jede Nummer mit dem Präfix DE sei automatisch für EU-Geschäfte verwendbar. Die deutsche USt-IdNr. hat ein festgelegtes Format. Ihre tatsächliche Gültigkeit sollte trotzdem geprüft werden.
- Die persönliche IdNr. nicht als Rechnungsnummer des Betriebs verwenden.
- Die USt-IdNr. des Kunden nicht ungeprüft übernehmen.
- Eine ungültige Nummer nicht für eine steuerfreie EU-Lieferung verwenden.
- Bei Reverse Charge den notwendigen Rechnungshinweis nicht vergessen.
- Die Steuernummer nicht mit der fortlaufenden Rechnungsnummer verwechseln.
- Nach Änderungen von Name, Anschrift oder Rechtsform die gespeicherten Daten prüfen.
Eine weitere Fehlerquelle entsteht bei Unternehmensgründungen. Manche Betriebe schreiben bereits Rechnungen, bevor die steuerliche Erfassung abgeschlossen ist. Fehlt die endgültige Nummer, sollte das Vorgehen mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt werden. Eine erfundene, private oder fremde Nummer darf nicht eingesetzt werden.
Bei einer Änderung der Rechtsform kann eine neue steuerliche Zuordnung entstehen. Das betrifft etwa den Wechsel vom Einzelunternehmen zu einer GmbH. Alte Rechnungsvorlagen sollten danach nicht ungeprüft weiterverwendet werden.
Auch bei Plattformgeschäften und internationalen Onlinediensten ist Vorsicht nötig. Die Eingabe einer USt-IdNr. kann dazu führen, dass der Anbieter den Kunden als Unternehmen behandelt. Ob Reverse Charge tatsächlich anwendbar ist, hängt weiterhin von der Leistung und den gesetzlichen Ortsregeln ab.
Kontrolle zum Abhaken
Rechnung vor dem Versand prüfen
Haken Sie jeden Punkt ab. Die Anzeige zeigt, ob die wichtigsten Angaben geprüft wurden.
Die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer des BZSt
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird seit Ende 2024 schrittweise an wirtschaftlich Tätige vergeben. Zuständig ist ebenfalls das Bundeszentralamt für Steuern. Die Vergabe erfolgt grundsätzlich automatisch und in mehreren Stufen.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ersetzt weder die USt-IdNr. noch die Steuernummer sofort. Das Bundeszentralamt für Steuern weist ausdrücklich darauf hin, dass die bestehenden steuerlichen Nummern neben der W-IdNr. weiterverwendet werden.
Unternehmen sollten daher nicht eigenmächtig die Steuernummer oder USt-IdNr. aus ihren Rechnungsvorlagen entfernen, sobald eine W-IdNr. mitgeteilt wurde. Entscheidend bleiben die jeweils geltenden Rechnungsvorschriften und die Anforderungen des zuständigen Finanzamts.
Für einen kleinen Betrieb in Oderberg ergibt sich daraus eine klare Arbeitsteilung. Die Steuernummer bleibt für viele nationale Besteuerungsverfahren wichtig. Die USt-IdNr. wird für EU-Umsätze und als mögliche Rechnungsangabe genutzt. Die W-IdNr. dient langfristig der einheitlichen Identifizierung wirtschaftlich Tätiger.
Im normalen deutschen Geschäftsverkehr ist die Entscheidung damit überschaubar. Eine vollständige Inlandsrechnung benötigt entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. Bei EU-Geschäften zwischen Unternehmen sollte die USt-IdNr. frühzeitig beantragt, geprüft und korrekt dokumentiert werden. Sonderfälle bei Lieferketten, digitalen Leistungen oder ausländischen Betriebsstätten gehören in eine individuelle steuerliche Prüfung.
Wichtigste Punkte zum Merken
- Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben.
- Die USt-IdNr. kommt vom Bundeszentralamt für Steuern.
- Auf einer vollständigen deutschen Rechnung genügt grundsätzlich eine der beiden Nummern.
- Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Angaben.
- EU-Lieferungen zwischen Unternehmen benötigen regelmäßig beide USt-IdNrn.
- Bei vielen EU-Dienstleistungen greift das Reverse-Charge-Verfahren.
- Die persönliche IdNr. ist kein Ersatz für eine betriebliche Steuernummer.
- Ausländische USt-IdNrn. sollten vor der Abrechnung geprüft werden.
- Die W-IdNr. ersetzt bestehende Nummern nicht automatisch.
FAQ
Muss ich Steuernummer und USt-IdNr. auf jede Rechnung schreiben?
Nein. Bei einer normalen vollständigen Inlandsrechnung genügt grundsätzlich entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmens.
Darf ich die USt-IdNr. auch bei deutschen Kunden verwenden?
Ja. Eine gültige USt-IdNr. kann auf einer vollständigen deutschen Rechnung anstelle der Steuernummer angegeben werden.
Brauchen Kleinunternehmer eine USt-IdNr.?
Nicht jeder Kleinunternehmer benötigt sie für rein nationale Umsätze. Bei bestimmten Geschäften mit Unternehmen oder Anbietern in anderen EU-Staaten kann sie jedoch erforderlich oder praktisch notwendig sein.
Welche Nummer gebe ich einem Kunden aus einem anderen EU-Staat?
Bei einem grenzüberschreitenden B2B-Umsatz wird regelmäßig die USt-IdNr. angegeben. Zusätzlich muss die Nummer des Kunden geprüft und auf der Rechnung erfasst werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dies verlangen.
Kann ich die persönliche Steuer-ID auf eine Geschäftsrechnung schreiben?
Die persönliche elfstellige IdNr. ist keine geeignete Ersatzangabe für die betriebliche Steuernummer oder die USt-IdNr. auf einer Unternehmensrechnung.
Ersetzt die W-IdNr. künftig die USt-IdNr.?
Nein. Nach den Informationen des Bundeszentralamts für Steuern bleibt die USt-IdNr. neben der Wirtschafts-Identifikationsnummer bestehen.
Für vollständige Rechnungen innerhalb Deutschlands kann ein Unternehmen grundsätzlich die Steuernummer oder die USt-IdNr. angeben. Bei Lieferungen und Dienstleistungen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Staaten ist regelmäßig die USt-IdNr. maßgeblich. Die Nummer des Geschäftspartners sollte vor einer steuerfreien Abrechnung geprüft werden. Die persönliche IdNr. und die neue W-IdNr. sind keine frei austauschbaren Ersatzangaben.
Quelle: Bundeszentralamt für Steuern, Bundesministerium der Justiz und Bundesamt für Justiz mit dem Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, ELSTER, Europäische Kommission mit VIES und Your Europe.